Định khoản kế toán là một nghiệp vụ của người làm kế toán cần biết. Trên thực tế, với nhiều bạn kế toán viên chưa có kinh nghiệm, mới ra trường, khi thực hiện các cách định khoản kế toán đa số sẽ gặp phải những khó khăn nhất định. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về những cách định khoản kế toán nhanh, hiệu quả,… hãy theo dõi bài viết dưới đây của vieclamketoan.vn nhé!
Tìm hiểu về định khoản kế toán
Trước khi đến với cách định khoản kế toán phù hợp, bạn cần phải hiểu về định khoản kế toán là gì, phân loại cũng như nguyên tắc để định khoản. Cụ thể như sau:
Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán (hạch toán kế toán) là hoạt động xác định, ghi chép số tiền, chi phí của doanh nghiệp trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoạt động này được ghi chép vào bên Nợ – bên Có tương ứng với từng loại tài khoản kế toán.
Khi các nghiệp vụ kế toán như mua hàng, bán hàng, trả lương,… được thực hiện, diễn ra tại doanh nghiệp, kế toán sẽ cần phải thực hiện ghi chép lại. Quá trình ghi chép này sẽ phản ánh thông tin liên quan về doanh nghiệp lên hệ thống sổ sách kế toán, tài khoản kế toán.
Cụ thể, kế toán sẽ cần thực hiện phân tích nghiệp vụ, xác định tài khoản kế toán liên quan với nghiệp vụ. Song song với hoạt động đó, kế toán sẽ cần áp dụng nguyên tắc ghi Có, ghi Nợ để thực hiện nghiệp vụ. Đây chính là cách định khoản kế toán.
Phân loại định khoản kế toán
Như khái niệm, bạn có thể thấy rằng, định khoản kế toán sẽ là hoạt động ghi nhận thông tin kế toán vào những tài khoản phù hợp, đảm bảo các thông tin đúng với giá trị của giao dịch. Hiện tại, có 2 loại định khoản kế toán. Bao gồm:
- Định khoản đơn giản: Những nghiệp vụ kế toán khi phát sinh chỉ liên quan đến tối đa 02 tài khoản.
- Định khoản phức tạp: Những nghiệp vụ kế toán khi phát sinh sẽ liên quan từ 03 tài khoản trở lên.
Cả 2 loại định khoản kế toán này đều được sử dụng phổ biến, thường xuyên tại các tổ chức, doanh nghiệp. Khi công nghệ chưa phát triển, khi thực hiện các loại định khoản kế toán này sẽ phải ghi chép thủ công và sổ kế toán. Tuy vậy, hiện nay, các phần mềm kế toán đã được phát triển và hỗ trợ cho doanh nghiệp về nghiệp vụ này.
>>> Xem thêm: Hạch toán là gì? Bản chất của hạch toán kế toán bạn nên biết
Cách định khoản kế toán nhanh – hiệu quả
Để biết cách định khoản kế toán nhanh, hiệu quả, bạn cần biết về nguyên tắc định khoản, kết cấu tài khoản. Ngoài ra, nắm rõ về các bước định khoản, cách sử dụng tài khoản cũng sẽ là cách định khoản kế toán hiệu quả hơn.
Nguyên tắc để định khoản kế toán
Nắm rõ các nguyên tắc là một trong những cách định khoản kế toán nhanh và mang lại hiệu quả. Trong quá trình định khoản kế toán, bạn cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:
- Một nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh cần phải ghi ít nhất trong 2 tài khoản kế toán có liên quan. Ghi Nợ ở tài khoản 01 thì phải ghi Có ở tài khoản 02 và ngược lại. Số tiền ghi Nợ và ghi Có phải bằng nhau.
- Đối tượng kế toán biến động giảm hay tăng đều phải ghi lại đồng đều, nghĩa là tăng ghi 1 bên, giảm ghi 1 bên.
- Tài khoản kế toán Nợ cần ghi trước, Có ghi sau.
- Dòng ghi Có so le với dòng ghi Nợ.
- Tổng giá trị Nợ = tổng giá trị Có.
- Khi có biến động ở tài khoản kế toán, biến động bên nào, số dư phải được ghi tương ứng bên đó.
- Những loại tài khoản kế toán lưỡng tính có thể ghi số dư ở cả bên Có và Nợ. Ví dụ như 1388, 336, 333, 136, 131.
- Những loại tài khoản kế toán như 5 đến 9 thường sẽ không có số dư.
Tìm hiểu về các bước định khoản kế toán
Để hiểu về cách định khoản kế toán, bạn cần nắm vững về các bước định khoản kế toán. Bao gồm những bước chính sau đây:
- Bước 1: Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ảnh hưởng đến tài khoản kế toán nào.
- Bước 2: Xác định về biến động tăng, giảm của từng loại tài khoản kế toán.
- Bước 3: Xác định về quy mô biến động từng loại tài khoản.
Ví dụ về định khoản kế toán
Doanh nghiệp của bạn chuyển thanh toán tiền hàng 40.000.000 đồng cho khách hàng. Khi này thực hiện định khoản như sau:
- 1 – Xác định đối tượng kế toán: TK 112 (tiền gửi ngân hàng), TK 331 (Tiền trả cho người bán).
- 2 – Xác định tài khoản ghi Có, tài khoản ghi Nợ: Chế độ kế toán sử dụng tại đơn vị là Thông tư 200/2014/TT-BTC. TK 112 ghi Có (giảm), TK 311 ghi Nợ (giảm).
- 3 – Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có: TK 331 và TK 112 đều ghi số tiền là 40.000.000 đồng.
- Chúng ta sẽ có định khoản là: Nợ TK 331 40.000.000 đồng và Có TK 112 40.000.000 đồng.
>>> Xem thêm: Những vị trí có thể làm sau khi học kế toán và kiểm toán
Tạm kết
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về định khoản kế toán và các cách định khoản kế toán. Dù áp dụng mẹo hay cách định khoản kế toán nào, bạn cần lưu ý đảm bảo được nguyên tắc trong quá trình định khoản kế toán. Đừng quên theo dõi thêm Topcv.vn để biết thêm nhiều thông tin việc làm kế toán nữa nhé!
