Excel kế toán là một trong những ứng dụng, công cụ được kế toán viên sử dụng phổ biến hiện nay. Hãy cùng Vieclamketoan tìm hiểu về Excel trong kế toán là gì và những kỹ năng cần thiết để thành thạo công cụ này nhé.
Excel kế toán là gì?
Excel – Microsoft Excel là một trong những ứng dụng văn phòng thuộc kho bộ ứng dụng Microsoft Office, được thiết kế để giúp người dùng có thể thực hiện được quá trình tính toán nhanh, chính xác hơn với khối lượng dữ liệu lớn. Excel kế toán là quá trình vận dụng ứng dụng này cùng nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thành công việc, các nhiệm vụ của kế toán.
Ưu – nhược điểm khi sử dụng Excel kế toán
Excel mang lại nhiều lợi ích cho các kế toán viên. Tuy vậy, nó cũng có một số hạn chế, nhược điểm khác. Cụ thể như sau:
Ưu điểm khi sử dụng Excel kế toán
Excel mang lại những lợi ích, tính năng hỗ trợ tích cực cho công việc của kế toán. Ví dụ như:
- Là ứng dụng thân thuộc với hầu hết các nhân viên văn phòng, do đó việc làm quen và sử dụng Excel không tốn quá nhiều thời gian và kiến thức chuyên sâu.
- Dễ dàng tạo lập những bảng tính, mô hình tính toán nhanh chóng, giúp nhân viên kế toán giảm thiểu được thời gian làm việc tốt hơn.
- Thường không mất phí khi sử dụng, hầu hết được cài đặt sẵn trên máy tính, nếu không được cài đặt sẵn thì quá trình cài đặt khá dễ dàng.
- Giúp các nhân viên kế toán như kế toán kho, kế toán bán hàng, kế toán trưởng,… dễ dàng tính toán, phân tích dữ liệu, cập nhật nhanh chóng,… các vấn đề liên quan đến công việc của mình.
Tìm hiểu thêm: Kế toán kho làm gì? Mô tả công việc kế toán kho
Nhược điểm khi sử dụng Excel kế toán
Tuy có nhiều lợi ích, nhưng việc sử dụng Excel vẫn còn một số hạn chế như sau:
- Thường có ít tùy chọn theo thời gian thực, không rõ ràng, người dùng sẽ cần phải cập nhật số liệu thường xuyên.
- Đối với các nhân viên kế toán, việc sử dụng Excel thường chỉ phù hợp với những công ty, doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc không có quá nhiều cơ sở dữ liệu, kế toán viên là người quản lý hết số liệu. Đối với những doanh nghiệp lớn, cơ sở dữ liệu khổng lồ, khi sử dụng Excel có thể gây nhiều khó khăn, tốn kém thời gian, dễ sai sót số liệu.
- Tính bảo mật không cao, có thể bị xóa file hoặc gặp rủi ro mất dữ liệu không thể phục hồi.
- Chỉ có thể sử dụng cho 1 người tại 1 thời điểm, khó chia sẻ trong công việc.
- Quá trình tìm kiếm sổ sách, chứng từ, dữ liệu thường tốn khá nhiều thời gian. Nếu cần làm báo cáo tài chính, kế toán thường phải rà soát từ đầu file.
Những kỹ năng cần thiết trong kế toán Excel
Vậy, muốn sử dụng Excel kế toán hiệu quả, bạn nên lưu ý rèn luyện một số kỹ năng như sau:
Nắm vững các kiến thức Excel liên quan đến nghiệp vụ
Các kiến thức Excel thường bao gồm nhiều phím tắt, khả năng tư duy, vận dụng các hàm excel thông dụng trong kế toán cũng như các hàm excel nâng cao. Do đó, để giúp quá trình vận dụng phần mềm này hiệu quả, kế toán viên cần thường xuyên tìm hiểu, nắm rõ những kiến thức này. Để có thể nắm vững những kiến thức này, nhân viên kế toán cần thực hiện rèn luyện thường xuyên để trở nên thành thạo hơn.
Tìm hiểu thêm: 5 nhóm hàm excel nâng cao trong kế toán bạn cần biết
Kỹ năng quản lý, sắp xếp kế hoạch
Để quá trình sử dụng Excel được hiệu quả, nhân viên kế toán cũng cần phải có kỹ năng quản lý, sắp xếp các dữ liệu logic, có kế hoạch. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể dễ dàng quản lý thông tin, kiểm tra được thông tin khi cần thiết. Ngoài ra, nó cũng giúp cho quá trình làm các báo cáo được nhanh gọn, dễ hiểu hơn.
Bên cạnh đó, để quá trình sử dụng được hiệu quả hơn, kế toán viên cũng cần phải biết cách định hình dữ liệu, tạo ra được các Fields (trường), các items đặc thù cho công việc của mình. Lưu ý rằng chúng cần phải liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ kế toán.
Học cách sử dụng Pivot Table
Pivot Table là tính năng giúp bạn có thể thực hiện tổng hợp được dữ liệu theo từng nhu cầu, theo cột, theo hàng,… hoặc theo tùy biến của bnaj. Đây được xem là một trong những tính năng hữu hiệu để giúp nhân viên kế toán có thể nắm bắt, quản lý thông tin của mình dễ dàng hơn.
Thành thạo các thao tác về Formula Auditing Toolbar
Formula Auditing Toolbar là thanh công cụ được Excel thiết kế để cung cấp những chức năng kiểm tra, hỗ trợ nghiệp vụ kế toán. Với Formula Auditing Toolbar, kế toán viên có thể dễ dàng thực hiện rà soát dữ liệu, kết quả sai, tìm kiếm các lỗi đang xảy ra trong quá trình thực thi bảng tính. Vì vậy, kế toán viên cũng cần phải rèn luyện kỹ năng sử dụng thanh công cụ này.
Tìm hiểu thêm: Top 5 các phần mềm kế toán thông dụng hiện nay
Hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về Excel kế toán là gì với những chia sẻ kinh nghiệm trong bài viết hôm nay. Bên cạnh đó, nếu bạn cũng đang tìm kiếm cơ hội việc làm liên quan đến lĩnh vực kế toán, hãy truy cập ngay vào TopCV. Để tìm việc làm kế toán uy tín, lương cao, đừng quên truy cập TopCV để tiếp cận nhiều hơn đến những việc làm ngành kế toán cũng như có cơ hội làm việc tại những doanh nghiệp lớn nhé!
