Kế toán mua hàng giữ vai trò quan trọng đảm nhiệm việc quản lý mua hàng của doanh nghiệp. Vậy kế toán mua hàng gì gì? Công việc của kế toán gồm những gì? Dưới đây hãy cùng vieclamketoan đi tìm hiểu chi tiết nhé!
Kế toán mua hàng là gì?
Nếu như kế toán sản xuất phụ trách công việc tính toán thu chi liên quan đến các hoạt động sản xuất thì kế toán mua hàng người trực tiếp đảm nhiệm mua công cụ, nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất và chế biến tại doanh nghiệp.
Doanh nghiệp thực hiện việc sản xuất chuyển đổi hàng hoá và muốn hàng hóa được lưu chuyển thì bắt buộc phải tiến hành mua hàng. Tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực ngành nghề của doanh nghiệp thì sẽ quy thành công cụ, dụng cụ phục vụ cho sản xuất, nguyên vật liệu phục vụ cho chế biến…
Quá trình mua bán kết thúc, hàng hoá sẽ được chuyển từ phía người bán đến doanh nghiệp, sau khi doanh nghiệp chế tác thành sản phẩm sẽ đến tay người tiêu dùng. Việc mua bán hàng hoá này không nhất thiết phải trả tiền trước mà có thể mua hàng trả tiền sau tuỳ vào mỗi nhà phân phối với doanh nghiệp. Tất cả các khoản tiền này dù trả hay chưa trả thì sẽ đều được kế toán mua hàng giám sát và ghi nhận tên tài khoản kế toán để phục vụ cho mục đích chung của doanh nghiệp.
Mô tả chi tiết công việc và nghiệp vụ của kế toán mua hàng
Mỗi vị trí kế toán trong công ty đều đảm nhận những công việc khác nhau. Kế toán mua hàng sẽ đảm nhận các công việc sau:
Công việc chính của kế toán mua hàng
- Rà soát hoá đơn, chứng từ, hợp đồng,.. mua hàng, tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán.
- Thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình mua hàng và hành trình đơn hàng để hoàn thành tốt kế hoạch mua hàng theo đúng tiến độ của công ty.
- Theo dõi và phản ánh kịp thời nếu phát sinh vấn đề khi xảy ra với nguồn hàng, bên nhà cung cấp. Giám sát tình trạng thanh toán của từng đơn hàng để ghi chép kịp thời.
- Theo dõi, ghi chép và kiểm định số lượng, chất lượng công cụ dụng cụ, nguyên liệu đúng với quy cách, chủng loại. Riêng với thời điểm mua hàng cần xác định được là mua hàng thanh toán ngay hay thanh toán tiền sau.
- Lập văn bản báo cáo chứng từ phù hợp với mục đích mua hàng hiệu quả. Kế toán mua hàng làm việc trực tiếp với bộ phận kế toán công nợ để xem xét các số liệu phát sinh và tiến hành lập báo cáo nhập – xuất – tồn.
- Chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê, giao nhận hoá đơn, các chứng từ và sổ sách ghi chép.
- Phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời lên ban lãnh đạo nếu có sự cố không mong muốn về hàng hoá để công ty có hướng xử lý kịp thời.
Các nghiệp vụ kế toán cần thực hiện
Nếu xét về quy trình thì công việc của kế toán mua hàng cần thực hiện sẽ được phân chia cụ thể như sau:
Tiếp nhận, kiểm tra hoá đơn và chứng từ về nhập kho
Hàng hoá nhập về có hai trường hợp là mua hàng đã có hoá đơn và chưa có hoá đơn. Cụ thể:
- Hàng hoá về kho đã có hoá đơn (mua hàng và trả tiền luôn): Kế toán cần kiểm tra hoá đơn ghi có đầy đủ, chính xác các thông tin như ngày tháng lập hoá đơn, số tiền thanh toán, nội dung hàng hoá, chữ ký, con dấu xác nhận của bên phân phối.
- Hàng hoá chưa có hoá đơn (mua hàng thanh toán sau); Kế toán sẽ trực tiếp liên hệ với nhà phân phối để hỏi giá nhập hàng và tính toán giá nhập kho.
Làm thủ tục cho hàng hoá nhập kho
- Kiểm kê số lượng và chất lượng hàng hoá.
- Lập phiếu nhập kho hàng hoá.
- Ghi thẻ kho lượng hàng hóa mua về.
Tìm hiểu thêm: Các Nghiệp Vụ Kế Toán Kho Cần Nắm Vững Nếu Muốn Thăng Tiến Nhanh
Thực hiện làm thủ tục thanh toán
Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt để trả cho nhà phân phối, kế toán mua hàng sẽ lập phiếu chi và ghi sổ quỹ tiền mặt cũng như các tài khoản liên quan.
Trường hợp mua hàng hoá thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán sẽ lập uỷ nhiệm chi trình lên kế toán trưởng duyệt, sau đó gửi lên ban lãnh đạo và gửi đến ngân hàng để thanh toán.
Còn với trường hợp chưa thanh toán tiền hàng thì kế toán mua hàng ghi sổ công nợ và đối chiếu để theo dõi.
Ghi sổ kế toán và hoàn thiện các chứng từ liên quan
Sau khi lập phiếu nhập kho thì kế toán sẽ ghi lại số lượng hàng vào sổ chi tiết và thẻ kho. Các tài khoản nghiệp vụ được sử dụng là 156, 131 và 133.
Tìm hiểu thêm: 5+ Nghiệp Vụ Kế Toán Bán Hàng Chi Tiết Nhất Trong Doanh Nghiệp
Trên đây là mô tả chi tiết công việc, nghiệp vụ và quy trình kế toán mua hàng. Hy vọng với những thông tin trong phần Chia sẻ kinh nghiệm này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc và có sự chuẩn bị tốt nhất cho bản thân khi lựa chọn nghề nghiệp. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm việc làm kế toán, kiểm toán, hãy truy cập vào TopCV.
TopCV hiện đã thu hút được hơn 5.1 triệu lượt truy cập/tháng cùng công nghệ cốt lõi là trí tuệ nhân tạo và Big Data. Với số lượt truy cập khủng này, đây sẽ là một trong những kênh tuyển dụng mà bạn có thể tiếp cận với những cơ hội việc làm hấp dẫn không thể bỏ qua.
