Các tài liệu kế toán trong doanh nghiệp thường là tài liệu quan trọng, cần lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán ngày càng được doanh nghiệp quan tâm đến. Vậy hệ thống thông tin kế toán là gì? Vai trò, nguyên tắc tổ chức hệ thống ra sao? Hãy cùng vieclamketoan tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây.
Hệ thống thông tin kế toán là gì?
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là hệ thống được dùng để thực hiện mục đích thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính kế toán của doanh nghiệp. Đảm bảo cung cấp những thông tin quan trọng phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống được dùng trong bộ phận kế toán, các chuyên gia tư vấn, phân tích tài chính, giám đốc tài chính, các nhà quản lý, cơ quan thuế,…
Để nâng cao tính chính xác trong giao dịch, lưu trữ thông tin, đảm bảo dữ liệu tài chính luôn được sao lưu và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sử dụng thì các nhân viên kế toán cần được đào tạo bài bản và chuyên sâu trước khi làm việc trên hệ thống thông tin kế toán.
Tìm hiểu thêm: Top 5 Phần Mềm Kế Toán Phổ Biến Nhất Hiện Nay
Tìm hiểu cấu tạo của hệ thống thông tin kế toán
Tìm hiểu về cấu tạo của hệ thống sẽ giúp bạn biết rõ về hệ thống thông tin kế toán là gì và có cơ sở để xây dựng tại doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán được cấu tạo bởi các thành phần con người; dữ liệu; phần mềm; thủ tục và hướng dẫn. Cụ thể:
Con người
Những người trong hệ thống thông tin kế toán là người dùng dùng hệ thống. Trong doanh nghiệp những người cần sử dụng hệ thống thông tin kế toán gồm: kế toán viên, kiểm toán viên, chuyên gia phân tích tài kinh doanh, giám đốc tài chính. Hệ thống thông tin kế toán giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp làm việc một các hiệu quả hơn.
Hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế đơn giản, dễ dàng sử dụng cho phép tất cả nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiếp cận phục vụ cho quá trình làm việc. Bên cạnh đó, hệ thống AIS nên hạn chế việc thay đổi.
Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt cho phép tất cả nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiếp cận nắm thông tin làm việc nhanh chóng hơn.
Tìm hiểu thêm: Kế Toán Kho Làm Gì? Mô Tả Chi Tiết Công Việc Của Kế Toán Kho
Dữ liệu
Để lưu trữ thông tin thì hệ thống thông tin kế toán cần có cấu trúc cơ sở dữ liệu. Hệ thống yêu cầu nhiều nguồn khác nhau để thực hiện quá trình nhập dữ liệu. Cũng như định dạng đầu ra khác nhau để đáp ứng nhu cầu của từng người dùng và thông tin khác nhau.
Dữ liệu trong hệ thống là các thông tin tài chính kế toán phù hợp với thực tế kinh doanh của công ty. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào cũng tác động đến hệ thống thông tin tài chính của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp mà loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung của hệ thống sẽ có những loại dữ liệu sau:
- Hoá đơn bán hàng.
- Báo cáo thanh toán của khách hàng.
- Báo cáo phân tích kinh doanh.
- Hoá đơn của đơn vị cung cấp.
- Yêu cầu mua hàng.
- Sổ cái chung.
- Dữ liệu kiểm kê.
- Kiểm tra sổ đăng ký.
- Các thông tin liên quan đến biên chế.
- Bảng chấm công.
- Thông tin thuế.
Tất cả các dữ liệu sẽ được dùng để tổng hợp và lập báo cáo kế toán một các nhanh chóng. Tuy nhiên, để các dữ liệu thực sự giúp ích cho công việc thì cần đảm bảo yếu tố đầy đủ, chính xác.
Phần mềm
Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là các chương trình được cài đặt trên máy tính phục vụ cho mục đích lưu trữ, quản lý, truy cập và phân tích dữ liệu tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Thủ tục và hướng dẫn
Thu tục và hướng dẫn là các phương thức mà hệ thống thông tin kế toán sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản trị, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu được hoạt động một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ nguồn nội bộ hoặc nguồn bên ngoài. Thủ tục và hướng dẫn hệ thống thông tin kế toán được mã hoá thông qua tài liệu và đào tạo.
Vai trò của hệ thống thông tin kế toán với doanh nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán có ba vai trò chính đối với doanh nghiệp đó là:
Lưu trữ và xử lý dữ liệu
Hệ thống thông tin kế toán giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý khối lượng thông tin kế toán khổng lồ một cách bài bản. Cung cấp thông tin một cách chính xác để phục vụ cho những kế hoạch, quyết định của doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
Cầu nối cho hệ thống quản trị và tác nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán đưa ra những báo cáo kế toán nhanh chóng và chính xác giúp doanh nghiệp giải quyết các công việc liên quan đến kế toán hiệu quả. Điều này cũng quá trình làm việc và tăng tính phối hợp trong công việc của hệ thống tác nghiệp và quản trị.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Hệ thống AIS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí vận hành nhờ vào tính nhất quán và bảo mật chặt chẽ trong quá trình vận hành hệ thống. Bên cạnh đó, việc hạn chế sai sót trong quá trình lưu trữ quản lý cũng giúp doanh nghiệp hạn chế được những tổn thất không mong muốn.
Tìm hiểu thêm: Tổng Hợp Các Hàm Excel Thông Dụng Trong Kế Toán Newbie Cần Nắm Rõ
Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kế toán cần được nhanh chóng thực hiện và hoàn thiện nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vậy cách xây dựng hệ thống thông tin kế toán là gì? Các phương pháp thường dùng có thể kể đến:
Thiết kế hệ thống thông tin kế toán
Doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán cơ sự kết hợp với kế tài chính và kế toán quản trị trong cùng bộ phận để hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả. Mặt khác, sự kết hợp này vẫn cần sự tách biệt về nội dung, phạm vi hoạt động cũng như mối quan hệ giữa các vị trí kế toán nhằm tránh sự chồng chéo, chậm trễ trong công tác cung cấp và xử lý thông tin.
Cần xây dựng thêm một số chứng từ về sản xuất nhằm phục vụ cho việc quản lý chi phí, tính toán giá thành của kế toán. Bên cạnh đó, đưa ra các danh mục chứng từ sử dụng, quy định về thời gian luân chuyển chứng từ,…Cùng các vai trò trong hệ thống như người viết quy trình, người xét duyệt, người kiểm tra,…
Phát triển hệ thống tài khoản khoản kế toán theo hướng cung cấp thông tin quản trị. Dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán của bộ tài chính mà doanh nghiệp có thể thiết kế lại bảng hệ thống thông tin kế toán để theo dõi định phí, biến phí cũng như các mã quản lý phù hợp với nhu cầu quản lý.
Tổ chức hệ thống báo cáo trong hệ thống thông tin kế toán một cách linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của người dùng.
Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
Để đảm bảo cho sự an toàn của hệ thống thông tin kế toán thì doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kiểm soát sau:
- Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi truy cập bất hợp pháp: Việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp khỏi truy cập trái phép cần được ưu tiên triển khai. Những truy cập bất hợp pháp thâm nhập vào máy chủ chứa dữ liệu kế toán sẽ đem đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
- Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: Bên cạnh việc ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm tra các hoạt động truy cập vào hệ thống thông tin kế toán.
- Bảo vệ sự xâm nhập vật lý các thiết bị xử lý trái phép: Để hạn chế các nguy cơ mất thiết bị máy tính, rò rỉ, phá hoại thông tin thì công tác kiểm soát chặt chẽ xâm nhập vật lý vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là cần thiết.
- Sử dụng công nghệ hiện đại để ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu: Thực tế nguy cơ mất an toàn dữ liệu liên quan nhiều đến hành vi trộm cắp qua việc sử dụng kỹ thuật công nghệ. Bởi vậy, để đảm bảo cho hệ thống an ninh dữ liệu kế toán, doanh nghiệp nên sử dụng các ứng dụng, phần mềm bảo vệ tương ứng để ngăn chặn hành vi trên.
- Đảm bảo an ninh đối khi lưu trữ dữ liệu kế toán: Một số biện pháp đảm bảo an ninh khi lưu trữ dữ liệu kế toán có thể kể đến như đĩa cứng, đĩa CD, đĩa nén, USB, đĩa mềm, sao lưu dữ liệu dự phòng,…
- Đảm bảo an ninh trong việc truyền tải dữ liệu: Cần giám sát chặt chẽ mạng máy tính để phát hiện ra những điểm yếu về an ninh để tăng cường công tác bảo trì giảm thiểu rủi ro.
- Lên kế hoạch phục hồi và xây dựng dữ liệu đã mất: Cần có kế hoạch để ngăn ngừa và phục hồi dữ liệu bằng việc sao lưu dự phòng dữ liệu. Đối với các dữ liệu quan trọng cần lưu trữ nơi an toàn.
Tìm hiểu thêm: 5+ Nghiệp Vụ Kế Toán Bán Hàng Chi Tiết Nhất Trong Doanh Nghiệp
Công dụng của hệ thống thông tin kế toán là gì?
Xử lý chuyển đổi thông tin đã được xử lý cho đối tượng tìm kiếm thông tin
- Cung cấp báo cáo tài chính tới khách hàng, kiểm toán viên.
- Cung cấp thông tin chính xác đúng thời điểm cho việc lên kế hoạch các hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát,…của tổ chức.
- Cung cấp thông tin đầy đủ và liên tục cho việc điều hành doanh nghiệp.
Hỗ trợ các hoạt động giám sát trong doanh nghiệp.
- Giám sát quy trình của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bảo vệ, đảm bảo các tài sản vật chất và trí tuệ cho doanh nghiệp.
- Giám sát và đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các hoạt động liên quan đến thông tin của doanh nghiệp.
Trên đây là một số thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi “Hệ thống thông tin kế toán là gì?” và một số điều cần biết về hệ thống thông tin kế toán. Hy vọng qua bài viết trong chuyên mục Chia sẻ kinh nghiệm giúp bạn nắm được vai trò, các bộ phận và cách thiết lập hệ thống thông tin kế toán hiệu quả. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm cơ hội việc làm kế toán thì đừng quên truy cập TopCV.vn để cập nhật các thông báo tuyển dụng mới nhất từ các doanh nghiệp.
