Debit note và Credit note là các loại chứng từ đã rất quen thuộc trong giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa. Hãy cùng Vieclamketoan tìm hiểu Debit note là gì và cách phân biệt Phân biệt Debit note và Credit note qua bài viết sau đây.
Debit note là gì?
Debit note là gì? Debit note còn được gọi là Debit memo, là một loại chứng từ thương mại được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu để điều chỉnh tăng. Trên thực tế, Debit note không phải là hóa đơn mà được gọi với tên thông thường là giấy báo nợ.
Debit note do nhà cung cấp hàng hóa gửi đến các bên mua hàng nhằm thông báo về nghĩa vụ thanh toán hóa đơn. Ngoài ra, loại chứng từ này còn được dùng để nhắc nhở các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến thanh toán các hóa đơn sắp tới.
Trong một số trường hợp, Debit note do bên mua gửi đến bên bán khi muốn trả lại hàng hóa đã mua. Đối với những mặt hàng được trả lại, nội dung trong Debit note bao gồm: lý do trả hàng phù hợp và tổng số tiền đã giải ngân để bên cung cấp hàng hóa hoàn tiền (nếu có).
Bên cạnh đó, Debit note còn được coi như một hóa đơn điều chỉnh sử dụng khi hóa đơn bị sai sót hoặc cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên. Lúc này, nội dung Debit note sẽ kèm theo nội dung giải thích để tăng tính minh bạch giữa hai bên.
Tìm hiểu thêm: Hệ số nợ là gì – Ý nghĩa, công thức tính và những lưu ý cần biết
Hóa đơn được xuất ra trong mọi trường hợp phát sinh giao dịch, trong khi Debit note thường chỉ được lập trong giao dịch B2B (giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp). Theo đó, người mua hàng sẽ gửi cho người bán trong trường hợp muốn điều chỉnh tăng giá trị trên hóa đơn khi bị sai số liệu.
Debit note khác với hóa đơn ở chỗ thường có hình thức như thư và không yêu cầu người nhận phải thanh toán ngay lập tức. Debit note chỉ có chức năng thông báo cho đối tác mua hàng về các nghĩa vụ thanh toán cho khoản nợ sắp tới.
Về bản chất Debit note là gì liên quan đến việc gia hạn tín dụng trong giao dịch thương mại, khi nhà cung cấp chuyển một lô hàng đến bên mua khi chi phí hàng hóa chưa được thanh toán. Tiếp theo, những khoản nợ và tín dụng liên quan được ghi nhận vào một hệ thống kế toán để theo sát quá trình vận tải hàng hóa. Khi hàng hóa được chuyển phát thành công, giấy báo nợ sẽ được gửi tới bên mua nhằm nhắc họ về trách nhiệm chi trả và các khoản phải trả sắp đến.
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhà cung cấp sẽ sử dụng Debit Note trong mục “HBL Details Add”. Doanh nghiệp cũng cần đồng thời thêm vào các khoản phải thu khác. Sau khi hoàn thành chứng từ dưới dạng file doc, bạn phải chuyển ngay cho các đại lý để họ nhận và làm thủ tục shipping.
Các hình thức Debit note phổ biến
Các hình thức Debit note thường thấy là gì? Debit note được lập ra dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng có hai dạng phổ biến nhất là: dạng bưu thiếp và dạng biên lai vận chuyển.
- Dạng bưu thiếp: Debit note nhắc nhở bên mua về các khoản nợ sắp tới hạn, thường dùng trong trường hợp bên bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay chưa. Ngoài các thông tin bắt buộc đã được quy định, nội dung Debit note bưu thiếp còn có thể đính kèm thông tin về cách thanh toán nợ như: thông tin liên hệ, thông tin tài khoản thanh toán…
- Dạng biên lai vận chuyển: Debit note được gửi đến bên mua sau khi đã nhận hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền. Phiếu thông báo nợ có thể được sử dụng thay cho hóa đơn, và người mua dựa vào đó có thể hoàn trả hàng hóa nếu chất lượng không được đảm bảo.
Tìm hiểu thêm: 7 nguyên tắc kế toán cơ bản và ví dụ minh họa cập nhật mới 2023
Các trường hợp Debit Note được phát hành bởi nhà cung cấp:
- Hóa đơn thuế ban đầu đã được cấp, và giá trị thuế được ghi trong hóa đơn thấp hơn so với giá trị thuế thực tế.
- Hóa đơn thuế gốc được ban hành và phần thuế được tính trong hóa đơn thấp hơn thuế thực tế phải nộp.
Thông tin cần có trên Debit note bao gồm:
- Thông tin truy xuất bên mua bán
- Tên và số liệu hàng hóa
- Thời gian diễn ra giao dịch (ngày/tháng/năm)
- Tổng giá trị đơn hàng;
- Số tiền cần thanh toán sắp tới;
Nhà cung cấp hàng hóa có thể lập hoặc không lập Debit note, tuy nhiên thông thường họ ưu tiên lập Debit note để tiện theo dõi tất cả các giao dịch. Đối với bên mua, đôi khi đối tác mua hàng cũng yêu cầu nhà cung cấp gửi Debit note để lưu trữ nội bộ cho công ty. Như vậy, Debit note không phải là một chứng từ bắt buộc trong giao dịch thương mại. Việc sử dụng Debit note là hoàn toàn linh hoạt phụ thuộc vào kế toán của mỗi công ty.
Tìm hiểu thêm: 5+ Nghiệp Vụ Kế Toán Bán Hàng Chi Tiết Nhất Trong Doanh Nghiệp
Credit note là gì?
Credit note còn được gọi là Credit memo, là một loại chứng từ thương mại quan trọng được bên bán gửi đến bên mua, trong đó chứa các ghi chú về khoản tiền mà bên mua cần phải thanh toán. Tuy nhiên, khoản tiền cần thanh toán này sẽ có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng với số tiền được ghi trên hóa đơn.
Mục đích của nhà cung cấp hàng hóa là kích thích bên mua duy trì giao dịch trong trường hợp xuất hiện hàng hóa bị lỗi hay bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc không đáp ứng yêu cầu về chất lượng. Trong một vài trường hợp khác như: trả lại tiền thừa thì credit note cũng được xuất ra.
Thông qua Credit note, người bán có thể tương tác được với người mua một cách gián tiếp. Điều này không chỉ giúp kích thích người mua hàng mà còn có khả năng khiến người mua quay lại vào những lần tiếp theo.
Trong một số trường hợp mua hàng hóa, nếu khách hàng trả nhiều hơn so với số tiền được in trên hóa đơn thì Credit note được xem là căn cứ để người bán trả lại tiền thừa cho người mua hoặc số tiền thừa sẽ được trả bằng mặt hàng có giá trị tương đương với số tiền đó.
Tìm hiểu thêm: Vòng quay khoản phải trả là gì? Công thức tính và ví dụ cụ thể
Ngoài ra, Credit note còn được sử dụng để mua hàng hóa sau này. Hiện nay, có 4 trường hợp thường sử dụng Credit note có thể kể đến như:
- Sản phẩm bị lỗi hoặc hư hỏng do lỗi của nhà cung cấp trong thời gian bảo hành.
- Sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của người mua và được trả lại cho nhà cung cấp.
- Sản phẩm không được áp dụng chính sách giảm giá hay ưu đãi.
- Số lượng hóa đơn hàng được phóng đại lên so với thực tế.
Phân biệt Debit note và Credit note
Như vậy bạn đã phần nào hiểu được Debit note là gì và Credit note là gì. Vậy phân biệt sự khác nhau giữa Credit note và Debit note như thế nào? Có thể nói, tuy cả hai loại chứng từ trên đều được coi là những hóa đơn chứng từ điều chỉnh giá trị nhưng mục đích và ý nghĩa lại hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau:
Debit note là chứng từ khi điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn. được dùng như một loại phiếu điều chỉnh giá trị đối với các đơn hàng bị sai dữ liệu. Đôi khi còn được gọi bằng cái tên: “hóa đơn điều chỉnh”. Người mua xuất hóa đơn này nhằm mục đích yêu cầu bên bán cung cấp Credit note. Hoạt động này nhằm mục đích tăng giá trị hóa đơn đã được phát hành trước đó.
Credit note được xuất ra bởi người bán để có thể điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn. Trong trường hợp, hàng hóa xảy ra lỗi do nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp, người mua muốn trả lại hàng và hoàn tiền. Credit note sẽ được xuất nhằm hủy giá trị của hóa đơn mà nhà cung cấp đã phát hành trước đó.
Mặc dù đều là hóa đơn điều chỉnh nhưng Debit note và Credit note được sử dụng với mục đích trái ngược nhau. Hiểu rõ bản chất của các loại chứng từ này, bạn sẽ dễ dàng phân biệt và sử dụng chúng một cách đúng đắn khi phát sinh tình huống. Trong thực tế kinh doanh, các công ty có có thể vận dụng linh hoạt cả hai loại chứng từ để các giao dịch thương mại hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Những thông tin cần ghi trong chứng từ Credit note và Debit note cần được trình bày chi tiết, rõ ràng và cụ thể như sau:
- Tên đầy đủ, địa chỉ và mã số GSTIN của người cung cấp.
- Bản chất tài liệu liên quan.
- Số seri sản xuất độc nhất vô nhị trong năm tài chính.
- Ngày xuất bản tài liệu.
- Tên đầy đủ, địa chỉ, GSTIN/Số ID riêng biệt của người nhận (trong trường hợp do người nhận đăng ký).
- Số seri và ngày phát hành hóa đơn thuế tương ứng (nếu có).
- Giá trị thuế của hàng hóa/dịch vụ, tỷ lệ thuế, số tiền thuế (nếu có).
- Chữ ký thủ công hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.
Các dạng form Debit note thường được sử dụng:
- Loại biên lai vận tải hàng hóa: Dành cho bên mua khi chưa hoàn tất việc chi trả đơn hàng, người mua có quyền sử dụng hàng hóa và có thể hoàn trả nếu kiểm tra chất lượng hàng hóa không đạt yêu cầu dựa trên bằng chứng thuyết phục.
- Loại bưu thiếp: Được áp dụng để nhắc nhở người mua về các khoản nợ sắp đáo hạn.
Tìm hiểu thêm: Khoản phải thu – Account receivable là gì và cách sử dụng
Trên đây là những giải đáp liên quan đến câu hỏi Debit note là gì cũng như phân biệt Debit note và Credit note một cách chi tiết nhất. Có thể thấy, Credit và Debit trong kế toán được sử dụng nhiều trong các giao dịch thương mại, đặc biệt là giao dịch thương mại quốc tế. Việc sử dụng Debit note không bắt buộc nên các doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp nhất ứng với mỗi tình huống giao dịch.
Nếu bạn đang quan tâm và cần tìm các cơ hội việc làm kế toán mới nhất, đáng tin cậy trên thị trường việc làm, hãy truy cập ngay TopCV – nền tảng tìm kiếm việc làm hàng đầu hiện nay để tiếp cận với các nhà tuyển dụng uy tín nhất Việt Nam.
